Normalmente, el primer paso que da un profesor cuando necesita agregar contenido a un curso es ir a la herramienta Documentos y subir a ella contenido ya existente (en la forma de PDF, PowerPoint, etc.).

Chamilo permite la importación de todo tipo de documentos (HTML, MS-Word®, MS-PowerPoint® MS-Excel®, PDF, Flash, Quicktime®, OpenOffice.org, LibreOffice, MP3, OGG, AVI, etc.) y puede ser utilizado como un simple catálogo de documentos mientras el profesor construye un banco de materiales (unas pocas semanas, dependiendo del contexto).

Puedes renombrar documentos en cualquier momento y organizarlos en directorios/carpetas. El único aspecto a tener en cuenta es que el usuario, por supuesto, debe tener el software necesario instalado en su ordenador para leer el documento a su disposición. Recomendamos el uso de formatos estándar y abiertos (ver nota inferior) para evitar al alumno la necesidad de descargar o comprar costoso software que pudiera ser demasiado específico (por ejemplo que no tuviera otros usos) o que resultase difícil de mantener.

Con respecto al almacenamiento de ficheros, necesitas estar seguro de organizar los Documentos cuidadosamente para hacer más fácil localizaros a posteriori.

Nota : La comunidad Chamilo lucha por una completa libertad en la distribución de material educativo. Desde esta perspectiva, se da una alta prioridad al soporte de formatos y aplicaciones abiertas, como LibreOffice® y su formato OASIS en lugar del paquete Microsoft® Office®;OGG (y sus variantes) en lugar de MP3® o DivX®; etc. Así, te recordamos que todas las características de Chamilo pueden ser utilizadas con un simple navegador de especificaciones abiertas. La única excepción es la videoconferencia y los ejercicios hotspot, que requieren el accesorio de Flash® (el cual es libre pero no abierto). Estamos trabajando en este último elemento para aumentar la disponibilidad de este tipo de ejercicios a dispositivos que no soporten Flash®.

Para borrar, editar, ocultar o mostrar un archivo o directorio, usa las opciones de la columna derecha en la lista de documentos:

Ilustración 37: Documentos - Opciones

Como te habrás dado cuenta, los iconos varían dependiendo del tipo de documento. Los documentos HTML ofrecen más posibilidades.

El icono de barita mágica te permite utilizar el documento seleccionado como una plantilla para crear nuevos documentos. Esto hace muy fácil asegurar un estilo visual consistente para todos los documentos del mismo curso.

El icono de PDF te permite exportar el documento en formato PDF. Esto puede ser particularmente útil si deseas leer tu curso en el tren o el avión, donde no tengas acceso a tu plataforma e-learning.

Cuando creamos un curso nuevo con contenido de ejemplo, la herramienta Documentos contiene varios directorios (audio, flash, imágenes__, etc) por defecto.

Estos directorios están destinados a proporcionar ayuda adicional para organizar los recursos dentro del curso. Una vez que se tienen 20 o más documentos en el directorio raíz, se vuelve difícil localizar un documento cuando se necesita, porque tendrás que deslizar la pantalla arriba y abajo para conseguir ver todos los ficheros. Por ello, recomendamos no tener más de 20 ficheros por carpeta – buena práctica general en cualquier gestión de archivos.

Esos directorios por defecto son invisibles para los alumnos. Es decisión del profesor si los alumnos deben o no ver su contenido (haciendo clic en el icono del ojo).

Ilustración 30: Documentos – Lista de directorios por defecto

Por supuesto, es posible crear otros directorios utilizando el icono de crear carpeta. Para navegar rápidamente dentro del árbol de directorios, una lista desplegable, denominada Carpeta actual está disponible en la parte superior izquierda de la pantalla, permitiendo acceder a cualquier nivel de directorios en documentos.

Una vez dentro de un directorio, el icono de “subir un nivel” permite al profesor volver atrás un nivel.

Chamilo te permite copiar todos los documentos, o un directorio específico, simplemente haciendo clic en el icono de Guardar (ZIP) en la barra de herramientas superior.

Ilustración 36: Documentos – Descargar una copia

También es posible copiar un solo fichero haciendo clic en el icono de descargar a la derecha del nombre del fichero, o descargar un directorio específico haciendo clic en el icono de guardar(ZIP) a la derecha en la lista de directorios. El icono del maletín permite compartir una copia del archivo en su zona privada de la red social (ver capítulo 35).

Por defecto un curso tiene una cuota de espacio de 100MB, sin embargo si se requiere más espacio, el administrador de la plataforma puede incrementar esta cuota. Para verificar el espacio usado y disponible de la cuota asignada a un curso hay que acceder a la herramienta de documentos y justo al final de la lista verás un mensaje que indica el porcentaje de la cuota del curso que está siendo utilizada.

Ilustración 38: Cuota de espacio del curso

Si consideras que en pocos días alcanzarás o superarás el límite de la cuota de espacio de un curso, contacta con el administrador de la plataforma y pregúntale si es posible incrementar el espacio disponible de tu curso. Solo el administrador de la plataforma tiene los permisos para llevar a cabo esta tarea.

Ilustración 39: Gráfico de la distribución de la cuota de espacio ocupada y disponible

Nota: En Chamilo la limitación del espacio disponible en un curso solo se aplica para los ficheros que se suban a través de la herramienta de “Documentos”, por lo tanto, los usuarios pueden enviar todas las tareas que requieran sin preocuparse sobre el límite del espacio disponible en el curso.

Si dentro de la herramienta de Documentos tienes varias imágenes y quieres verlas todas a la vez, puedes utilizar la opción de presentaciones. Para utilizar esta opción, tienes que hacer clic en el icono de ver presentación que encontraras en el menú de opciones en la parte superior de la lista de documentos. A continuación verás una especie de presentación de diapositivas con las imágenes de la carpeta en la que te encuentres, las cuales se mostrarán una a una; puedes cambiar de imagen haciendo clic en las flechas de navegación ubicadas en la parte superior derecha de la vista de presentación. Cada imagen tiene como pié su nombre, tamaño y espacio en disco que ocupa.

Ilustración 40: Vista de presentación de una galería de imágenes

La plataforma ofrecen una manera más práctica de ver la imágenes en forma de miniaturas. Para acceder a esta vista, tienes que hacer clic en el icono de ver miniaturas y verás todas tus imágenes a la vez en un tamaño pequeño tal y como se muestra a continuación.

Ilustración 41: Vista de miniaturas

Adicionalmente en esta vista de presentación tienes disponible las Opciones de presentación, a las que puedes acceder haciendo clic en este iconoy en dónde podrás modificar la manera en la que se muestran las imágenes.

Puedes importar un nuevo documento yendo a la carpeta de destino deseada y haciendo clic en el icono de Subir documentos .

Ilustración 31: Documentos - Iconos – Subir documentos

Aparece la siguiente pantalla:

Ilustración 32: Documentos – Subida de documentos

Haz clic en el área verde para explorar los archivos en tu disco y selecciona uno(s) para subir.

En la ventana pop-up, haz clic en el botón de confirmación. La subida comienza. Si envías varios archivos a la vez, verás el progreso de subida de cada uno en tiempo real.

Una vez finalizada la subida, aparece la siguiente lista de validación:

Ilustración 33: Documentos – Subida de documentos finalizada

La marca verde indica que el documento ha sido subido con éxito. Haz clic en el icono con la flecha azul de arriba para volver a la lista de documentos.

Nota : La pestaña de Enviar(Simple) permite utilizar el procedimiento tradicional de “ventana de diálogo” para subir documentos. Lo llamamos Simple porque los usuarios en general están más acostumbrados a utilizarlo, ¡aunque es realmente un poco más complicado de utilizar! Las opciones de indexado de documentos pueden solo ser encontradas en el método Simple (en el caso de que tu administrador haya habilitado la característica de búsqueda) así como una opción para descomprimir una jerarquía completa de archivos.

Una mayor ventaja de Chamilo frente a otros sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) es que proporciona un amplio abanico de características para la creación efectiva de contenido en el curso. La barra de herramientas de la parte superior de la página de documentos muestra un rango de utilidades de apoyo a la autoría de contenido. Algunos de estos iconos aparecen únicamente cuando la opción correspondiente ha sido activada por el administrador.

Ilustración 34: Documentos – barra de herramientas

Los iconos marcados con un asterisco amarillo representan herramientas de creación. En primer lugar, el profesor puede crear documentos multimedia enriquecidos directamente a través de la herramienta documentos, sin necesidad de sistemas externos de autoría. Simplemente haciendo clic en el icono de crear un documento dentro de la carpeta deseada. Aparece un completo editor online.

Ilustración 35: Documentos – Crear un nuevo documento

Después de asignar un nombre al documento, es posible utilizar todas las opciones en el editor de texto incrustado para dar formato al documento. El editor soporta un amplio rango de elementos, incluyendo tablas, imágenes, audio, vídeo, Flash, etc. Incluye un editor html, lo que implica que, para aquellos con conocimientos de programación, ¡no hay límite en términos de enriquecer el contenido!

Puedes también utilizar una serie de plantillas para documentos (disponibles en la columna izquierda), o crear y guardar tus propias plantillas para diseñar nuevas páginas.

Una vez que el documento ha sido creado/editado, guárdalo haciendo clic en el botón de Crear un documento.

Otros tipos de documentos pueden ser creados dependiendo de tu navegador y de la configuración del portal (consulta a tu administrador sobre habilitar estas características extra si no las ves en la barra de herramientas).

Para lograr una clara estructura de almacenamiento, Chamilo te permite crear directorios (carpetas) y subdirectorios haciendo clic en el icono de carpeta con el asterisco amarillo .

Ilustración 29: Documentos – crear directorios

Para crear un directorio:

• clic en el icono de Crear carpeta,

• introducir el nombre del directorio,

• clic en el botón de Crear la carpeta,

• el nuevo directorio ha sido creado y puedes utilizarlo ya para almacenar nuevos documentos.

Si quieres crear un subdirectorio, abre el directorio donde quieres crearlo y sigue el mismo procedimiento.