Les apprenants s'affichent en une série de lignes, et une série de colonnes montrant les dates des séances. Une colonne présente toutes les cases d'apprenants cochées par défaut : on suppose qu'ils seront tous présents. On ne prend donc note que des absences, en décochant la case correspondante à l'apprenant absent.

Un apprenant absent plus de 10% du temps sera marqué d'un fond orange. Un apprenant absent plus de 25% sera marqué d'un fond rouge.

Une feuille de présences peut être utilisée dans l'outil de Cahier de notes comme une ressource notée qui fait partie des objectifs pédagogiques.

L'outil se structure à deux niveau : les feuilles de présences, qui permettent de maintenir à la fois une feuille de présence pour les laboratoires (ou travaux pratiques) et une feuille de présences pour les séances de théorie, par exemple, ainsi que les présences en soi.

Il gère deux ressources : des séances (date et heure) et des apprenants.

Avant de continuer ce chapitre, pour l'exemple, assurez-vous que des apprenants sont inscrits à votre cours. Pour cela, révisez le chapitre sur L'outil « Utilisateurs ». Sans apprenants inscrits, il est pratiquement impossible de comprendre la logique de l'outil « Présences ».

Notez qu'une feuille de présences est déjà créée par défaut. Cette section n'est donc utile que dans le cas où vous auriez besoin d'une seconde feuille de présences.

Le processus de création de feuille de présences est assez long mais nous essayons de l'améliorer et de l'écourter à chaque nouvelle version de Chamilo.

En résumé, il vous faudra

• créer une feuille de présences

• voir la liste actuelle de dates (la première fois, il n'y en a aucune)

• créer une séance/date (avec éventuellement une répétition à une certaine fréquence)

• retourner sur la feuille de présences et sélectionner le filtre « Tout »

Illustration : Présences - Nouvelle feuille de présences

Sur cet écran, cliquez sur la première icône, qui permet d'enregistrer des dates de séances de cours.

Illustration : Présences - Étape intermédiaire de la création

Illustration : Présences - Liste des séances d'une feuille de présences

Illustration : Présences - Création des dates de séances de cours

Sélectionnez la date de la première séance de cours. Si vous désirez indiquer une répétition hebdomadaire, cochez la case Répéter la date et sélectionnez Chaque semaine. Ensuite, indiquez la date de dernière répétition de cette séance hebdomadaire.

Illustration : Présence - Liste des dates créées

La liste des dates générées apparaît. Vous pouvez les modifier ou les supprimer s'il y a une exception. Ensuite, cliquez sur la première icône pour retourner à la liste de présences.

Illustration : Présences - Liste de présences aujourd'hui

Par défaut, ce sont les présences du jour qui apparaissent. Comme il n'y en a pas, la liste est vide. Lorsque vous reviendrez sur la feuille de présences un autre jour, par contre, c'est la liste de présences du jour même qui s'affichera, ce qui est particulièrement pratique. Pour l'instant, sélectionnez le filtre « Tout » et cliquez sur « Filtre ».

Illustration : Présences - Liste de présences effective

Une fois les présences prises, l'option d'export PDF permettra d'exporter un PDF de la feuille de présences.

Illustration : Présences - Export d'une feuille de présences incomplète