Les apprenants s'affichent en une série de lignes, et une série de colonnes montrant les dates des séances. Une colonne présente toutes les cases d'apprenants cochées par défaut : on suppose qu'ils seront tous présents. On ne prend donc note que des absences, en décochant la case correspondante à l'apprenant absent.
Un apprenant absent plus de 10% du temps sera marqué d'un fond orange. Un apprenant absent plus de 25% sera marqué d'un fond rouge.
Une feuille de présences peut être utilisée dans l'outil de Cahier de notes comme une ressource notée qui fait partie des objectifs pédagogiques.