Une session est un dispositif qui se place « par-dessus » un ou plusieurs cours et permet de former des groupes d'apprenants qui pourront suivre les mêmes cours simultanément, dans des espaces virtuels séparés.

Les sessions peuvent regrouper différents cours de différentes catégories.

Le schéma suivant a déjà été utilisé dans la section utilisateurs, mais nous nous intéresserons ici plus au cadre nommé Session.

Illustration: Général - Diagramme des sessions

Comme on peut le voir, la session est définie par un administrateur de sessions (ou un administrateur global), et possède un tuteur général de session qui surveille le bon déroulement de celle-ci, dans laquelle se déroulent plusieurs cours dictés par des tuteurs de cours.

Bien que ce ne soit pas visible sur ce schéma, les sessions permettent d'établir des limites temporelles pour les tuteurs et apprenants de cette session.

Administrer les « Sessions »

La gestion des sessions se fait avec des icônes connues, et d'autres un peu plus spécifiques.

Tableau 1: Administration - Icônes de gestion des sessions

Ajouter une session

Pour ajouter une session :

• Administration,

• Session → « Ajouter une session »,

• Compléter les champs.

• Il faut alors:

• donner un nom à la session,

• mettre un « coach » qui aura tous les droits et privilèges pour tous les cours appartenant à la session,

• donner une catégorie de session,

• définir s'il y a une limite de temps ou non ; si oui, définir la date de début et de fin,

• donner ou non un accès au « coach » avant et après la session,

• définir la visibilité de la session une fois la formation terminée :

  • lecture seul : une fois la session terminée (la date de fin dépassée) l'apprenant peut encore rentrer dans les cours qui la composent, mais ne peut pas réaliser d'exercice, ni enregistrer d'avancement dans les parcours. Il peut seulement visualiser les éléments du cours. C'est l'option par défaut car typiquement un apprenant qui a réalisé un cours, plusieurs mois après avoir fini peut avoir besoin de revenir à ce qu'il avait appris pour s'en rappeler, mais on ne veut pas qu'il réalise les exercices car sa formation est terminé et donc on en veut pas qu'il puisse modifier ses résultats.

  • accessible : Une fois la session terminée (la date de fin dépassée) l'apprenant peut continuer à rentrer dans les cours qui la composent dans les mêmes conditions que quand il a réalisé la session, au niveau de l'accès à la session c'est la même chose que s'il n'y avait pas de date de fin (sauf que la session n'apparaît plus sur la page Mes cours, mais dans l'historique).

  • non accessible : Une fois la session terminée (la date de fin dépassée) l'apprenant n'a plus accès à la session, il ne peut plus rentrer dans le cours, l'accès lui est refusé.

• Étape suivante

Illustration : Administration - Création de session

Depuis la version 1.10, différentes options sont disponibles pour les dates :

• Accès par durée

  • Permet la configuration d'un délai (en nombre de jours) durant lequel l'apprenant aura accès à la session, depuis le moment où il y entre pour la première fois

• Accès par dates

  • Permet de définir des dates de début et/ou de fin d'accès fixes durant lesquelles un apprenant aura accès à la session

  • À partir de la version 1.10, il est possible de configurer 6 dates :

    • Date de début d'accès (applicable aux apprenants)

    • Date de fin d'accès (applicable aux apprenants)

    • Date de début à afficher (simple champ informatif utilisé dans le catalogue)

    • Date de fin à afficher (simple champ informatif utilisé dans le catalogue)

    • Date de début d'accès pour les coaches (applicable aux tuteurs)

    • Date de fin d'accès pour les coaches (applicable aux tuteurs)

• L'étape suivante demande d'ajouter des cours dans la session :

Choisissez un (ou plusieurs) cours et cliquez sur la flèche bleue pour l'ajouter (ou l'enlever).

Inscription unique : permet de ne pas être envahi par le nombre de cours existant sur la plateforme. Il faut écrire le début du titre du cours dans le champs de recherche et les cours correspondants apparaissent.

Illustration : Administration - Assigner des cours à une session

Suite à une série de difficultés liées à la gestion des cahiers de notes dans les sessions, nous avons ajouté une option pour permettre l'importation dans la session de la structure du cahier de notes tel que défini dans le cours de base. Il suffit, pour cela, de sélectionner l'option (case à cocher) indiquée pour que tous les cours voient leur cahier de note copié dans la session.

1. La dernière étape permet d'enregistrer les utilisateurs qui utiliseront la session.

Choisissez les utilisateurs et, comme pour les cours, ajoutez-les avec la flèche bleue.

Inscription unique : permet de retrouver un seul utilisateur en mettant son nom ou son prénom dans le champs de recherche d'où ressort une liste.

Illustration : Administration - Assigner des utilisateurs à une session

Résumé de session

À partir de la page de liste de session, quand on clique sur le nom de la session on arrive sur une page qui permet de voir toutes les informations concernant la session. Les informations générales en premier avec la gestion des annonces programmées en bas, puis la gestion de la liste des cours de la session et enfin les apprenants inscrits à la session.

Illustration : Administration - Résumé d'une session

Annonces programmées

Cette fonctionnalité permet de programmer l'envoi automatique d'annonces aux étudiants qui réalisent le cours dans une session. Elle est disponible depuis la version 1.11.6 de chamilo.

Pour l'activer il faut rajouter dans le fichier app/config/configuration.php la ligne suivante :

$_configuration['allow_scheduled_announcements'] = true;

Et appliquer un changement à la base de données:

CREATE TABLE scheduled_announcements (id INT AUTO_INCREMENT NOT NULL, subject VARCHAR(255) NOT NULL, message LONGTEXT NOT NULL, date DATETIME DEFAULT NULL, sent TINYINT(1) NOT NULL, session_id INT NOT NULL, c_id INT DEFAULT NULL, PRIMARY KEY(id)) DEFAULT CHARACTER SET utf8 COLLATE utf8_unicode_ci ENGINE = InnoDB;

Ensuite depuis la page de résumé de session vous pouvez accéder à la programmation des annonces. On arrive sur une page qui liste les annonces.

On retrouve en haut 2 boutons d'actions connus :

En cliquant sur + on ouvre une nouvelle page avec le formulaire de création d'annonce.

Il existe deux types d'annonces programmées: l'envoi à une date spécifique: dans ce cas, on sélectionne un jour en particulier pour procéder à l'envoi du mail; et l'envoi sur base des dates de début ou de fin de la session: dans ce cas, il faut indiquer le nombre de jours de différence avec la date de début ou de fin, auquel l'e-mail doit être envoyé. Par exemple: 3 jours avant la fin de la session.

Illustration : Administration - Session - Annonces programmées

Catégories de sessions ou Périodes

Les catégories de sessions sont à considérer comme n'importe quel type de catégorisation, mais dans de nombreux cas elles permettent d'introduire la notion de période (trimestre, semestre, année) durant laquelle plusieurs sessions se déroulent simultanément.

La gestion des catégories de sessions est fort similaire à la gestion de catégories de cours. Nous ne rentrerons pas dans les détails ici. La seule chose à savoir est que les dates de catégories de sessions sont purement informatives et n'ont aucune influence sur la visibilité des sessions.

Exporter des sessions

Chamilo permet d'exporter la liste de tout ou partie des sessions présentes sur la plateforme.

Illustration : Administration - Export de sessions

Choisissez le format de l'export, choisissez une session particulière ou toutes les sessions, « Export de de session », puis téléchargez le fichier en cliquant sur le lien.

Copie d'un cours d'une session à une autre session

Étant donnée la possibilité de créer du contenu dans un cours au travers d'une session, contenu qui ne sera visible qu'au sein de cette session, la nécessité peut survenir de récupérer ce contenu propre à une session pour le placer « par dessus » le même cours dans une autre session.

C’est exactement ce que fait cet outil.

Pour l'utiliser, il est nécessaire de disposer d'une session d'origine et d'une session de destination dans lesquelles on puisse retrouver le même cours, depuis et vers lequel on désire copier le contenu de la session.

Illustration : Copie de sessions, cours vers cours

Une fois ces conditions remplies, il suffit de sélectionner la session d'origine, la session de destination, le cours d'origine, le cours de destination, puis décider si on veut copier tous les contenus de la session ou seulement certaines sections.

Note : cet outil est encore en version beta. Veuillez le traiter avec prudence et bien vérifier que son comportement est valide par rapport à vos attentes.

Déplacer les résultats utilisateurs dans/vers une session

Dans le cas où vous passeriez d'un mode sans sessions vers un mode avec sessions, vous pourriez (dans certains cas exceptionnels) vouloir récupérer, dans une session, des résultats d'étudiants précédemment enregistrés dans un cours (hors session). Cet outil (toujours instable) a été développé exactement pour ça.

Son interface est complexe mais relativement auto-explicative. Si vous avez un doute, nous vous conseillons d'agir prudemment et de toujours travailler sur base d'un système sauvegardé quelques moments auparavant.

Filières et promotions

La gestion de filières (ou carrières) et de promotions (ou années de sortie) se fait de manière pratiquement identique à la gestion académique classique de toute institution éducative, une fois combinées avec les périodes (ou catégories de sessions).

Voyons ci-dessous de quoi elle est composée :

Illustration : Liste de filières et promotions

La première page nous donne une liste des filières (lignes grisées avec titre de carrière en bleu), des promotions de chaque filière (première colonne), des sessions de chacune de ces promotions (seconde colonne) et des cours de chacune de ces sessions.

Filières

Pour ajouter une nouvelle filière, cliquez sur l'icône de classeurs tricolores. La page suivante apparaît.

Illustration : Formulaire de création de filière

Seul le nom de la filière est obligatoire. Insérez une nouvelle filière (par exemple, Médecine) et sauvegardez.

La liste de filières apparaîtra différemment.

Illustration : Liste de filières

Celle liste met en évidence une icône (double feuille blanche) permettant de copier une filière sous forme d'une nouvelle filière. La copie d'une filière copiera également toutes ses promotions (individuellement) ainsi que toutes ses sessions et cours.

Pour mieux comprendre la structure complète, incluant les filières et promotions, aidons-nous du schéma suivant :

Illustration : Hiérarchie de cours, sessions et filières

Promotions

La seule différence entre promotions et filières est qu'une promotion peut être rattachée à une filière. La création de promotions est dès lors très simple une fois que vous aurez créé une filière.

Illustration : Formulaire de création de promotion

La création de promotions est suivie de l'enregistrement, dans ces promotions, de sessions, en utilisant l'icône de sessions pour chaque promotion, dans la liste des promotions.

On obtient alors une liste similaire à l'illustration suivante (déjà présentée plus haut).

Illustration : Liste de filières et promotions

Sur cette page, nous retrouvons, outre la filière Médecine et ses trois promotions, une session dans chaque promotion antérieure à 2015 et la liste de cours de chaque session. Chaque élément est un lien vers la ressource correspondante.

Copie

La copies de promotions ou de filières se fait à partir des listes de filières (icône de classeurs tricolores) ou de promotions (icône de feuilles de laurier), en utilisant une icône de double feuille blanche.

Cas pratique

Imaginons que votre institution dispose de deux filières : médecine et vétérinariat. Ces deux filières durent 5 ans et nous sommes en 2011. Dès la première année, nous enregistrons donc la promotion 2016 pour médecine (PROMMED2016) et la promotion 2016 pour vétérinariat (PROMVET2016).

Reprenons le schéma de distribution de filières à cours comme référence :

Illustration : Structure de filières à cours

Ces deux promotions seront le résultat de 5 années d'études, divisées chacune en 2 semestres de cours. On aura donc 10 périodes de 6 mois qui mènent à la promotion en 2016.

Ces périodes sont fixes et peuvent donc être partagées par les deux filières. Dans le système, ce sont des catégories de sessions, que l'on nommera respectivement 2011-2 (deuxième semestre de 2011), 2012-1, 2012-2, 2013-1, 2013-2, 2014-1, 2014-2, 2015-1, 2015-2 et 2016-1. Bien entendu, on peut leur donner d'autres noms selon que cela convient mieux. Les périodes (ou catégories de sessions) sont simplement des classifications basées sur le temps. Rien de plus. Elles ne servent d'ailleurs pour aucun tri en particulier en dehors de l'affichage même de l'écran de périodes.

Au sein de chaque période, vous dicterez des cours. Certains cours sont communs à la filière de médecine et à la filière de vétérinariat, comme le cours de biologie générale (BIOGEN), mais les assistants qui enseignent le cours le font par groupes séparés, selon la filière.

Même si ce cours est donné plusieurs années de suite sans presque aucun changement, il n'empêche que nous ne désirons pas voir les résultats des élèves de l'année dernière s'accumuler dans l'historique du cours. Nous voudrions avoir une vue claire sur l'année de cours actuelle.

Nous mettons donc le cours dans le contexte d'une session**.** Cette session d'exemple s'étale sur un semestre et regroupe les étudiants de la promotion 2016 de vétérinariat durant la période 2011-2. Ces étudiants suivront également les cours de biologie canine, d'éthique médicale et de droit médical. C'est pourquoi je voudrais réutiliser cette structure de session pour les autres cours.

J'ai donc tous les composants pour établir ma structure complète :

1. je crée une filière (VET)

2. je crée une promotion (PROMVET2016)

3. je crée une période (2011-2)

4. je crée ou je sélectionne les cours que ce groupe d'étudiants suivra (BIOGEN, BIOCAN, ETHMED, DROMED)

5. je crée une session qui contient ces cours (VET2011-2-AAA)

6. j'inscris un tuteur de session, qui s'occupera de la coordination

7. j'inscris des tuteurs assistants qui se chargeront des travaux pratiques pour ces cours

8. enfin, j'inscris les étudiants à la session

De cette manière, je permets à mes étudiants d'avoir accès à leurs cours actuels, et également d'avoir accès à un historique des cours antérieurs (selon la configuration de chaque session).

Du côté administratif, je dispose de toute la structure et pourrai répliquer d'un clic toute la hiérarchie d'une promotion l'année prochaine...

Gérer les champs pour les sessions

Cette fonctionnalité est similaire à la gestion des champs de profil des apprenants. Bien que les champs additionnels de sessions n'aient pas d'utilité immédiate dans une installation Chamilo de base, ils représentent un atout très puissant pour l'implémentation de nouveaux plugins ou l'utilisation de plugins existants qui étendent les fonctionnalités de sessions.

La gestion des utilisateurs se fait par des icônes génériques connues, et d'autres plus spécifiques.

Tableau 1: Administration - Icônes de gestion utilisateurs

Rôles utilisateurs

Les rôles d'utilisateurs constituent une part fondamentale de la gestion d'un portail Chamilo, et leur bonne compréhension permet d'aller au-delà d'un usage simple vers une gestion académique complète où chacun a sa place et ses responsabilités.

Il apparaîtra à l'administrateur commun que Chamilo dispose de 4 rôles : ceux qui apparaissent directement dans le formulaire de création d'utilisateurs de la page d'administration. Toutefois, certains de ces rôles disposent de sous-rôles dont l'on ne s'aperçoit qu'à l'usage plus poussé de la plateforme.

Afin de nous guider dans la découverte des rôles, nous utiliserons comme référence le schéma suivant, représentant à la fois la plupart des rôles et la notion de sessions (que nous verrons plus loin dans ce guide).

Illustration : Rôles et sessions

Dans ce schéma, nous retrouvons l'administrateur principal, l'administrateur de sessions, le coach de session, le coach de cours, le prof, l'apprenant, le responsable des ressources humaines et le supérieur d'apprenant. Sur le schéma, on distingue aussi, sur fond vert, le « triangle doré », une représentation de la relation la plus simple entre cours, professeur et apprenants. Les sessions s'utilisent dans des cas plus complexes, mais nous avons voulu y inclure ce triangle doré pour une question de simplicité de visualisation.

Dans la table ci-dessous, la ligne « Disponibilité » indique « Globale » dans le cas où ce rôle est disponible dans le formulaire de création de l'utilisateur (en y accédant depuis l'interface d'administration), et « Contextuelle » dans le cas où ce rôle dépend de l'appartenance de l'utilisateur à un certain contexte.

Dans la capture suivante, nous mettons en évidence les rôles disponibles de manière « globale », c'est-à-dire à la création d'un nouvel utilisateur par l'administrateur.

Illustration : Rôles disponibles à la création d'un utilisateur

La ligne « Accès » indique où l'on peut trouver l'interface nécessaire à l'attribution de ce rôle.

Révisons ensemble ces rôles, en partant du moins influent et en terminant par l'administrateur global.

L'apprenant (ou étudiant)

L'assistant de cours

Le responsable des ressources humaines (ou Supervision)

Le tuteur (ou coach)

Le tuteur de session (ou coach de session)

L'enseignant (ou prof)

L'administrateur de session

L'administrateur de portail

L'administrateur global

Le supérieur d'apprenant

Cas particulier: L'utilisateur anonyme

L'invité

Liste des utilisateurs

Ici, l'administrateur peut gérer tous les utilisateurs d'un simple clic sur une icône qu'on a vue au-dessus.

Afin de visualiser la liste d'utilisateurs de forme plus concrète, voici une liste restreinte des rôles et types d'options dont dispose l'administrateur par rapport à chacun de ces rôles.

Administration - Utilisateurs - Options par rôles

Apprenant

Enseignant

Administrateur

Anonyme

L'utilisateur anonyme est un utilisateur particulier, qui ne sert que dans le but de permettre à des utilisateurs non enregistrés sur la plateforme de profiter des cours mis publiquement à leur disposition. Le nombre de possibilités de suivi est donc réduit. Notez que si aucun cours n'est publique, ce compte utilisateur ne sert à rien et pourrait être désactivé (bien que cette fonctionnalité ne soit pas officiellement supportée).

En plus de cette gestion, il est possible de supprimer tout ou partie des utilisateurs en cochant la case à gauche de l'utilisateur et en le supprimant en bas,comme dans la gestion des utilisateurs d'un cours pour un formateur.

Ajouter des utilisateurs

L'administrateur a le pouvoir d'ajouter un utilisateur en le créant de toute pièce. Il lui suffit de renseigner les champs obligatoires:

• « Prénom »

• « Nom »

• « Courriel »

• « Identifiant »

Cependant, il existe des options avancées auxquelles il faut faire attention.

Administration - Formulaire de création d'utilisateur

Le mot de passe peut être généré automatiquement ou par l'administrateur. En fonction des besoins, il faut veiller à sélectionner l'option « Envoyer un courriel au nouvel utilisateur ». Depuis la version 1.10, une aide visuelle permet de donner des suggestions sur le mot de passe introduit. Cette aide n'est pas bloquante (il est possible d'insérer un mot de passe peu sûr même si le système le mentionne), mais elle permet en tout cas d'éviter les choix de mots de passe trop simples par ignorance ou mégarde de l'administrateur en charge).

Le profil (ou rôle) de l'utilisateur est très important. Voir le chapitre Rôles utilisateurs).

Le compte utilisateur peut avoir une « date d'expiration ». Dans ce cas, il faut choisir la date de début et la date de fin. C'est utile pour les sessions de formation par exemple.

Ensuite, le compte utilisateur peut être créé actif ou inactif, en attendant par exemple le début d'une session de formation.

Trois nouveaux champs ont été ajoutés à partir de Chamilo 1.8.8, du type « Avertir par courriel de la réception... ». Ces trois champs permettent de configurer les avertissements par courriel dans de cas de l'utilisation de l'outil de réseau social. Dans le cas où ces valeurs seraient mises à « Non », l'utilisateur ne recevra aucun message d'avertissement lorsqu'un message lui est envoyé par courriel. Cette option nécessite la configuration d'un processus chronologique (cron).

Exporter la liste des utilisateurs dans un fichier XML/CSV

Dans Chamilo, il est possible d'exporter tous ou une partie des utilisateurs.

Il est possible de choisir (depuis la version 1.10) entre trois formats de destination des fichiers de sauvegarde : XML, CSV ou XLS. La plupart des utilisateurs utiliseront CSV, qui est un format lisible par n’importe quel tableur (ex. : Microsoft Excel ou LibreOffice Calc) ou XLS, format propriétaire spécifique à Excel.

Une fois le format choisi, il est conseillé d'« Ajouter la ligne d'en-tête du CSV ». Ensuite, il est possible de choisir le cours voulu pour un export ou bien de le laisser comme tel pour tout exporter puis cliquer sur « Valider ».

Après avoir validé, une fenêtre permettant d'enregistrer le fichier sur son ordinateur personnel apparaîtra.

Importer une liste d'utilisateurs au format XML/CSV

Après avoir exporté une liste d'utilisateurs, il est utile de pouvoir l'importer...

Chamilo propose évidemment de réaliser un import d'utilisateurs aux mêmes formats que les exportations. Deux fichiers d'exemple sont disponibles en téléchargement, en cliquant sur le lien (en bleu dans l'illustration suivante). Si vous désirez importer des utilisateurs depuis une source extérieure, l'option CSV est généralement une bonne solution.

Il vous suffit de

• télécharger le fichier CSV,

• l'ouvrir dans un tableur en tant que fichier CSV avec le point-virgule comme séparateur de champs

• adapter votre liste d'utilisateurs au format tableur pour qu'elle corresponde à l'exemple CSV

• sauvegarder au format CSV

• envoyer ce fichier sur le serveur via le formulaire Web où se trouvaient les fichiers d'exemple

Pour importer un fichier CSV/XML, il suffit de suivre la procédure suivante.

• dans « Parcourir... », recherchez le fichier voulu,

• choisissez le format de fichier,

• choisissez d'envoyer ou non un courriel de bienvenue aux nouveaux utilisateurs qui seront créés lors de l'import,

• cliquez sur « Importer »

Le message d'erreur montre les conflits qui ont pu se produire durant l'import et tous les utilisateurs non importés.

Éditer utilisateurs par CSV

Cette option, introduite à partir de la version 1.10, permet d'exécuter uniquement une mise à jour d'utilisateurs existants, sans création ni suppression. Elle fonctionne de manière similaire à l'import et l'export, mais requiert obligatoirement un nom d'utilisateur, qui est utilisé comme identifiant unique pour assurer la modification de l'utilisateur voulu.

Profils

Cet outil permet d'ajouter des extensions du profil pour tous les utilisateurs. Chaque champ créé via cet outil propose une série d'options :

• Visible/Invisible permet de décider si le champ doit apparaître sur la page de profil étendu de l'utilisateur (de telle sorte qu'il puisse lui-même le voir et peut-être l'éditer)

• Modifiable permet de décider si le champ en question devrait être modifiable par l'util**i**sateur lui-même, ou si l'administrateur assignera la valeur de ce champ pour tous les utilisateurs

• Filtre de champ permet de déterminer si ce champ doit servir de filtre pour les listes d'utilisateurs, et s'il est exporté depuis des résultats d'exercices

Typiquement, il est possible de créer des champs dont l'utilisateur n'a pas connaissance mais qui sont utiles administrativement pour les organiser ou pour synchroniser le système avec d'autres systèmes (identificateur unique commun, par exemple). D'autres champs seront soumis à l'utilisateur, comme sa date de naissance, son pays, sa langue natale, etc, qui permettent ensuite d'élaborer des statistiques en fonction des origines, des cultures, des apprentissages antérieurs (niveau d'étude), etc.

Pour les utilisateurs familiers avec Drupal, il s'agit d'un mini-CCK pour Chamilo. À noter que, si cette fonctionnalité était initialement réservée aux utilisateurs, elle est désormais disponible également pour les cours, les sessions et les parcours (ces derniers ne peuvent être gérés que via code PHP pour l'instant), ce qui donne une plus grande flexibilité pour la réalisation de plugins.

Tableau 2: Administration - Icônes de gestion des champs de profil

Les types de champs disponibles sont nombreux, et permettent des validations spécifiques sur les données introduites par les utilisateurs.

Types de champs extra

Classes

Les classes et groupes sociaux (utiles dans le réseau social) des versions antérieures de Chamilo ont été unifiées, à partir de la version 1.10, en un seul concept de « classe ». Il s'agit en fait des mêmes concepts, à une différence près : le groupe social ajoute la possibilité de se réunir dans un espace réservé au groupe dans le réseau social. Pas la classe.

Liste des classes

Dans cette partie, il est possible de modifier ou supprimer des groupes, et d'ajouter des utilisateurs à un groupe grâce aux icônes que nous avons déjà vues.

Si l'administrateur clique sur le lien du nom du groupe, il sera redirigé vers l'onglet « Réseau social » et la page du groupe.

Ajouter des classes

Chamilo intègre un outil de « Réseau social » qui permet de créer des groupes d'intérêts communs où des utilisateurs pourront discuter entre eux comme sur un forum. L'administrateur peut choisir de créer des groupes ou des classes (groupes aux fins administratives), qui peuvent être soit ouverts (permettre l'auto-inscription de nouveaux membres), soit fermés (autoriser seulement l'administrateur du groupe à inscrire de nouveaux membres).

Au travers des options de configuration, l'administrateur peut également décider de laisser les utilisateurs créer leurs propres groupes d'intérêt. Dans ce cas, les utilisateurs pourront créer des groupes sociaux, mais pas des classes.

La décision de créer un groupe ou une classe se limite à cocher (ou non) la case « Groupe social ».

Un groupe social est toujours une classe (et peut donc être utilisé comme notion de regroupement d'utilisateurs lors de l’inscription des utilisateurs dans un cours ou une session), mais une classe n'est pas toujours un groupe social (elle n'offre pas nécessairement un espace réservé de communication entre ses membres dans le réseau social).

Demandes de liens entre utilisateurs

Le but est de permettre à un utilisateur de type supervision de demander son rattachement à un apprenant qu'il souhaite surperviser. Cela corresdpondrait à un parents qui s'inscrit sur le portail de l'école et demande à avoir accès aux comptes de ces enfants pour supervision. Il y a de toute façon validation par un administrateur de la plateforme afin d'autoriser la supervision.

Pour activer cette fonctionnalité qui est présente depuis la version 1.11.6, il faut rajouter dans le fichier app/config/configuration.php la ligne suivante :

$_configuration['show_link_request_hrm_user'] = true;

Une fois l'option activé, les utilisateurs de types Supervision auront un nouveau lien dans le bloc Profil de la page d'accueil indiquant "Liens avec apprenants". En cliquant sur ce lien on ouvre une page pour sélectionner l'apprenant auquel on souhaite être rattaché et on clique sur "Demander le lien avec cet apprenant". On voit en dessous la liste des utilisateurs qui sont déjà rattachés.

Illustration : Administration - Demande de liens apprenants

De son côté l'administrateur retrouve dans le bloc utilisateur un lien "Demandes de liens entre utilisateurs" qui ouvre la page de gestion sur laquelle il sélectionne l'utilisateur et en dessous retrouve les demandes à attentes et les apprenants déjà affectés.

Illustration : Administration - Demandes de liens entre utilisateurs

Les cours sont des espaces au sein desquels les enseignants génèrent du contenu en utilisant la vingtaine d'outils mis à leur disposition pour enseigner d'une façon mémorable, dynamique, multimédia et, dans la mesure du possible, ludique.

Illustration : Bloc d'administration des cours

Les cours peuvent être agrémentés d'une notion temporelle grâce à l'utilisation de sessions (voir 4.4Administrer les « Sessions de formation » en page 72).

La gestion des cours se fait avec des icônes déjà connues pour la plupart :

Tableau 3: Administration - Icônes de gestion des cours

Liste des cours

Cet outil permet de visualiser tous les cours que contient la plateforme.

Illustration : Administration - Liste des cours

Cette liste nous donne une grande quantité d'informations sur les cours. Notez la couleur des cercles préfixant les titres de cours : elles représentent la visibilité des cours en question :

• bleu : public

• vert : ouvert aux utilisateurs de la plateforme

• orange : privé, utilisateurs inscrits par des enseignants ou administrateurs

• rouge : fermé (pour maintenance ou expiration, généralement), le cours n'est disponible que pour les enseignants du cours et les administrateurs

• gris: (non représenté dans la capture d'écran) caché, pour que personne à part les admins ne puissent ni voir, ni entrer dans le cours

Elle nous permet également de modifier des informations en un clic sur une icône dans la partie droite « Action ».

Modifier les informations du cours

Pour modifier le cours, il faut cliquer sur le « crayon » à droite. En tant qu'administrateur, il est possible de changer autant d'informations que l'enseignant créateur du cours dans les paramètres du cours.

Par contre, l'administrateur peut également mettre le cours en « Cours spécial », ce qui à pour effet de le rendre visible à tous les utilisateurs de la plateforme. Il peut aussi changer l'enseignant du cours et augmenter la taille disponible pour le cours.

Le suivi et la sauvegarde

Le suivi est le même menu pour l'administrateur que pour l’enseignant d'un cours dont il est responsable (cf tutoriel formateur). Idem pour la sauvegarde.

Ces icônes ne sont que des raccourcis qui renvoient l'administrateur vers l'onglet « Mes cours ».

Créer un cours

En tant qu'administrateur, lors de la création d'un cours, seul le titre est obligatoire.

Illustration : Création de cours

Outre ces champs obligatoires, en plus d'un enseignant, il est possible :

• d'assigner un responsable principal du cours,

• d'ajouter un ou plusieurs enseignants au cours,

• de donner un « Département du cours » et une « URL du département »,

• de gérer son accès directement,

• de gérer l'inscription et la désinscription.

Quelques paramètres se sont encore ajoutés à ceux-ci à partir de la version 1.10. Ils ont pour objectif d'étendre les possibilités du catalogue de cours de Chamilo.

Illustration : Champs de cours additionnels à partir de la 1.10

On y retrouve donc les deux champs suivants :

• tags

• URL de vidéo

Ces champs ne seront utiles que dans un cas d'utilisation du catalogue de sessions. Dans ce cas, et si l'on a veillé à inclure ce cours dans une session, on retrouvera un écran de présentation de session similaire au suivant :

Illustration : Écran de présentation de session

On y retrouve donc bien une pré-visualisation de la vidéo liée au cours, ainsi que les tags en bas à droite. On y trouve également des liens vers quelques réseaux sociaux, afin de faciliter la promotion de cette session. Nous reparlerons des sessions dans le chapitre suivant.

Exporter les cours

Cette fonction permet d'exporter tout ou partie de la liste des cours au format CSV.

Illustration : Administration - Export de cours

Créer des cours par lot

Cette fonction permet d'importer le fichier CSV exporté précédemment dans « Exporter les cours ». Attention, il faut avoir les mêmes catégories si l'export se fait dans une autre plateforme Chamilo (le nom et le code de la catégorie).

Illustration : Administration - Création de cours par lots

Une fois la liste importée, reste à ajouter les parcours au cours.

Catégories de cours

Ici, on peut créer, modifier ou supprimer les différentes catégories de cours souhaitées avec les icônes que nous avons déjà vues. Il est possible de créer de nombreuses catégories et sous-catégories.

Illustration : Administration - Catégories de cours

Il est aussi possible d'organiser ces catégories grâce aux flèches. Ces catégories ne sont pas traduites automatiquement et il n'est pas possible d'enregistrer des traductions pour chaque catégorie et chaque langue, ce qui veut dire que si vous disposez d'un portail multilingue, vous devrez trouver une formulation suffisamment claire pour que tous vos utilisateurs la comprennent.

Inscrire des utilisateurs à un cours

L'administrateur peut inscrire n'importe qui à n'importe quel cours :

• sélectionner une ou plusieurs personnes (à l'aide des touches CTRL ou MAJuscule),

• choisir le(s) cours au(x)quel(s) les inscrire,

• cliquez « inscrire à ce(s) cours ».

Illustration : Administration - Inscription d'utilisateurs à un cours

Inscrire des utilisateurs par lot

Cette fonction permet à l'administrateur, après avoir fait un export d'utilisateurs pour un cours, de les importer grâce à un fichier CSV ou XML.

Illustration : Administration - Inscription d'utilisateurs à un cours, par lots

Cet import permet d'effectuer deux actions qu'il suffit de cocher pour qu'elles soient prises en compte et que vous puissiez gérer la liste d'utilisateurs en fonction de l'import.

Gérer les champs pour les cours

Cette fonctionnalité est similaire à la gestion des champs de profil des apprenants. Bien que les champs additionnels de cours n'aient pas d'utilité immédiate dans une installation Chamilo de base, ils représentent un atout très puissant pour l'implémentation de nouveaux plugins ou l'utilisation de plugins existants qui étendent les fonctionnalités de cours.

Activation et configuration globale

Afin d'être en règle avec le règlement no 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, ou encore GDPR en anglais), à partir de la version 1.11.8 les fonctionnalités ont été rajoutées et sont activées par défaut. Il est possible de les désactiver dans le fichier de configuration app/config/configuration.php en ajoutant la configuration suivante :

On peut également définir dans ce fichier le nom de la personne responsable du traitement des données (DPO), son email et son rôle exacte.

La première conséquence de l'activation de ces fonctionnalités est l'apparition sur la page du réseau social d'une nouvelle entrée "Données Personnelles" sur la gauche de la page dans le bloc "Réseau social".

Administration - Lien Données Personnelles

Sur cette page chaque utilisateur pourra retrouver l'ensemble des informations personnelles qui sont stockées dans Chamilo et pourra les exporter au format Json.

Illustration : Administration - Début Page Données Personnelles

Ensuite en bas de cette même page l'utilisateur pourra voir les informations concernant le DPO, les termes et conditions qu'il a acceptées, demander le retrait de son acceptation des celles-ci et donc son accord avec le traitement des données et également demander la suppression de son compte utilisateur.

Illustration : Administration - Fin de la Page Données Personnelles

Ces 2 boutons de demandes envoient une information au DPO (si celui-ci n'est pas défini alors l'envoi est fait à tous les administrateurs) indiquant qu'une nouvelle demande est à traiter et un lien vers la page de gestion des demandes.

Gestion des demandes

Les demandes de suppression de compte ou du retrait d'acceptation des termes et condition sont stockées et présentées sur la page de gestion de la liste des demandes utilisateurs /main/admin/user_list_consent.php accessible depuis la page d'administration dans le bloc "Protection des données personnelles".

Illustration : Administration - Bloc de Protection des Données Personnelles

La page présente une liste des utilisateur en indiquant le type de demande (suppression de compte ou suppression d'accord légal), le temps passé depuis la demande (sachant que le RGPD indique qu'il faut qu'une demande de suppression de compte soit traité dans un délais de 4 semaines, voir la configuration du Cron ci-dessous afin d'assurer le traitement dans les temps) et permet de traiter la demande avec différentes actions disponibles.

Illustration : Administration - Liste des utilisateurs avec une demande en attente

Les actions disponibles sont identifiées par les icônes suivants :

Configuration du Cron de rappel par mail de demandes en attente

Afin d'assurer que les demandes de suppression de compte sont traitées dans le délais maximum défini par le RGPD (4 semaines) il est possible de configurer une tâche Cron qui va vérifier s'il y a les demandes en attentes depuis plus de 7 jours et si c'est le cas alors pour chacune il est envoyé un rappel au DPO s'il est défini sinon à défaut à tous les administrateurs en indiquant le nom de la personne dont la demande est en attente et un lien vers la page de gestion des demandes en attente.

Cette fonctionnalité nécessite la configuration sur le serveur d'un processus cron qui appelle le script suivant :

Extension des termes et conditions

Une autre conséquence de l'activation des fonctionnalités pour répondre au RGPD est l'ajout de champs extra pour les termes et conditions afin de faciliter la description des parties obligatoires définies par le RGPD. Sur la page d'édition des termes et conditions (voir la documentation spécifique sur l'activation et l'utilisation des termes et conditions) on trouve maintenant en plus du bloc d'édition principales un bloc d'édition par sous partie afin de ne rien oublier.

Les sous blocs sont :

• Collecte des données personnelles

• Enregistrement des données personnelles

• Organisation des données personnelles

• Structuration des données personnelles

• Conservation des données personnelles

• Adaptation ou modification des données personnelles

• Extraction des données personnelles

• Consultation des données personnelles

• Utilisation des données personnelles

• Communication et diffusion des données personnelles

• Interconnexion des données personnelles

• Limitation des données personnelles

• Effacement des donnée personnelles

• Destruction des donnée personnelles

• Profilage des donnée personnelles

Chacun de ces blocs apparaîtra comme une section des termes et conditions générales.

Exports spéciaux

La fonctionnalité d'export spécial a été dessinée dans l'intention de venir en aide au réviseur académique / instructionnel, et lui permet d'exporter tous les documents de tous les cours en une seule opération. Une seconde option permet de choisir les documents des cours qu'il désire exporter, et exportera les documents présents dans ces cours directement depuis l'outil de maintenance du cours lui-même.

Illustration : Administration - Exports spéciaux

État du système

La page d'état du système permet de consulter quelques détails par rapport à la plateforme et au serveur sur lequel elle est installée.

Ces informations sont particulièrement utiles aux équipes de support techniques pour diagnostiquer un problème lorsqu'il est impossible d'avoir un accès au serveur lui-même.

Remplisseur de données

Le remplisseur de données n'est disponible que sur des plateformes de développement. Il dépend de la présence du répertoire tests/ à la racine du répertoire de Chamilo.

Vidange du répertoire archive

Cette fonctionnalité permet de nettoyer les fichiers temporaires créés sur la plateforme. Elle est particulièrement utile dans le cas de modifications visuelles via des modèles (« templates ») différents de celui disponible par défaut, et lorsque le répertoire temporaire contenant des formats partiels d'export de données est rempli, après avoir généré de nombreux exports pendant un certain temps. En effet, sans cela et en l'absence d'un processus chronologique de nettoyage du répertoire app/cache/ sur le serveur, ce répertoire se remplit progressivement jusqu'à (potentiellement) occuper toute la place disponible sur le disque dur du serveur.

Il est donc bon de penser à exécuter ce script de temps en temps (une fois par mois, par exemple).

Séquencialisation de ressources

Cet outil est apparu sous forme expérimentale avec la version 1.10 de Chamilo. Il permet de configurer une séquencialisation des sessions, de telle manière qu'un apprenant ne puisse s'inscrire à une session que s'il a complété une ou plusieurs autres sessions.

Afin d'utiliser cette fonctionnalité il est nécessaire :

• d'activer le catalogue de sessions

• de permettre les inscriptions libres aux sessions

• de disposer de plusieurs sessions

• que chaque session dispose d'au moins un cours

• que chaque cours dans chaque session offre un cahier de notes complètement configuré

• de configurer des dépendances réalistes et non-cycliques dans l'outil de séquencialisation

Bien que l'outil soit fonctionnel, il requiert de nombreuses étapes de configuration, et nous recommandons à nos administrateurs de configurer d'abord un modèle sur un portail de test avant de l'utiliser en production.

L'outil est particulièrement appliqué, dans son état actuel, pour une utilisation sur un portail en libre accès mais pour lequel on souhaite que l'apprenant puisse compléter un véritable parcours d'apprentissage pour atteindre un objectif final dans le contexte d'une formation complète.

Illustration : Exemple d'écran de définition des séquences

Cet outil, dans son état actuel, offre encore trop peu d'options pour satisfaire la plupart de nos utilisateurs.

Illustration : Administration - Bloc plateforme

Cette configuration se fait via l'onglet « Administration ».

Paramètres de configuration de Chamilo

Ces paramètres regroupent plusieurs catégories, partiellement reprises dans la capture d'écran ci-dessous :

Illustration : Administration - Catégories de paramètres d'administration

Chamilo propose une configuration par défaut, qui n'est pas forcément celle souhaitée par les utilisateurs de la plateforme. Même si toutes les options méritent d'être expliquées, car un administrateur doit connaître parfaitement son environnement, nous allons aborder ici celles qui sont plus spécifiques et qui ont besoin d'être modifiées par rapport à la configuration d'origine. Vous trouverez, en annexe, une liste complète des options disponibles avec leurs explications.

Plateforme

Inscription : permet d'autoriser ou non la création d'un compte par un utilisateur, ou de laisser à l'administrateur de la plateforme le choix d'accepter ou non l'inscription, ce qui peut donner un travail superflu à l'administrateur (ou l'éviter).

Inscription en tant qu'enseignant : donne le droit à n'importe quel utilisateur qui s'enregistre de se donner le statut d'enseignant et de créer le cours qui en découle (il est très rare de souhaiter cette option pour un portail privé).

Activer la vue étudiant : permet, au sein d'un cours, de visualiser les écrans comme si l'enseignant était un étudiant, et ainsi s'assurer que les éléments apparaissent comme il le souhaite.

Page d'accueil des utilisateurs identifiés : pointe par défaut sur l'onglet « Mes cours », mais en fonction des besoins peut être changée a « Page d'accueil ».

Autoriser les utilisateurs non-administrateurs à créer des cours : cette option autorise les enseignants (non administrateurs) à créer des cours dans le portail.

Accès des apprenants au catalogue de formations : voir ou non le catalogue de cours afin de s'y inscrire si cela est autorisé.

Activer les termes et conditions :active la page des termes et conditions. Cette page permet d'introduire un aspect légal à l'usage du campus. Ces termes et conditions peuvent être édités à partir de la page d'administration (par langue) et pourront être affichés aux utilisateurs selon les options sélectionnées (Administration → Plateforme → Configuration de la page d'inscription → Éditer l'avis).

Cours

Concernant l'ergonomie de la plateforme, des choix sont possibles comme celui de la Vue de la page d'accueil ou l'ajout d'un Raccourcis vers les outils.

Catégories de groupe**s :** permet aux administrateurs de cours de créer des catégories dans le module "groupes".

Quota par défaut des documents : le quota par défaut de l'outil documents est de 100.000.000 octets(environ 95 Mio). Il est possible de passer outre ce paramètre pour des cours spécifiques (Administration → Cours → Modifier).

Quota par défaut des groupes : son quota est de 5.000.000 octets, modifiable (environ 4.7 Mio).

Vue par défaut du forum : pour choisir la vue par défaut du forum, modifiable par les administrateurs de cours pour chaque forum.

Autoriser thème graphique par cours : ici, il faut choisir de laisser aux apprenants la liberté de choisir le thème graphique. Cela dépend du profil d’apprenants utilisant la plateforme.

Montrer les termes du glossaire dans les documents : ici, il faut définir la façon d'afficher les liens vers le glossaire à partir des documents. Trois choix sont possibles :

• aucun lien (entre le document et le glossaire),

• manuellement : montre une icône de glossaire dans l'éditeur en ligne pour marquer les termes qui s'y trouvent,

• automatiquement : ajoute des liens automatiquement vers tous les termes du glossaire trouvés dans le document.

Autoriser les formateurs à éditer le contenu des sessions de cours : pour autoriser les enseignants à éditer le contenu des sessions de cours (modifier les documents, parcours, exercices, liens, etc).

Afficher les termes du glossaire dans les outils extra : afficher les termes du glossaire dans les outils de parcours et exercices. Attention, afficher les termes du glossaire dans un examen où l'on demande aux apprenants de définir un terme peut-être contre-productif...

Sessions

Langue

Autoriser la définition et l'usage de sous-langages : cette option rend possible la définition de variations pour chacun des termes de langage utilisé dans l'interface de la plateforme, sous la forme d'un langage basé sur et étendant un langage existant. Cette option se trouve dans la section des langues du panneau d'administration, sous la forme d'une icône d'ajout.

Utilisateurs

Mise à jour du profil : pour définir quelle partie du profil sera modifiable. Par défaut, l'adresse de courriel n'est pas cochée.

Agenda perso : permet aux utilisateurs d'ajouter des évènements dans leur agenda personnel. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut.

Outils

Outils actifs à la création du cours : ce sont les outils qui sont visibles par défaut lorsqu'un cours est créé.

Les fichiers supprimés ne pourront être restaurés : si un fichier est supprimé dans l'outil documents, il le sera définitivement. Par défaut, il n'est pas supprimé définitivement et une sauvegarde peut être récupérée sur le serveur par l'administrateur (un suffixe DELETED est ajouté au fichier sur le disque).

Partage de fichiers: taille maximale des documents : la taille maximale que peut avoir un document dans la section de partage de fichiers. Elle est autorisés à 100.000.000 octets par défaut, ce qui fait environ 95,4 Mio. Attention, l'envoi de fichiers sur le serveur est également conditionné par des variables de configuration de PHP. En particulier, les variables post_max_size et upload_max_filesize dans votre php.ini limitent le volume des fichiers envoyés sur le serveur.

Partage de fichier: autoriser l'envoi par courriels : la fonctionnalité d'envoi par courriel, permet d'adresser un document personnel à chaque utilisateur.

Activer l'éditeur d**e courriel **en ligne** : cette option permet l’ouverture de l’éditeur en ligne par un simple clic sur une adresse de courriel.

Éditeur WYSIWYG

Gestionnaire de fichiers avancé pour l'éditeur WYSIWYG : permet d'activer le gestionnaire de fichiers avancé pour l'éditeur WYSIWYG (ou éditeur en ligne). Attention : cette option ajoutera un nombre considérable d'options au gestionnaire de fichiers s'ouvrant en fenêtre pop-up lors de l'envoi d'un fichier sur le serveur.

WYSIWYG est une abréviation de What You See Is What You Get, ou Ce que vous voyez est ce que vous obtenez, une autre manière de dire que l'éditeur nous permet de visualiser directement à l'écran ce que nous éditons au format HTML.

Éditeurs mathématiques : MimeTeX, ASCIImathML ou ASCIISVG: ce sont trois options séparées, mais qui permettent toutes les trois d'activer un éditeur de formules et caractères mathématiques. Pour les essayer, c'est très simple, activez un éditeur et dirigez-vous vers l'outil documents de n'importe quel espace de cours. Là, utilisez l'icône de l'éditeur activé (en général un symbole de racine carrée).

Sécurité

Type de filtrage sur l'envoi de documents : il existe un choix entre deux filtrages, la blacklist ou la whitelist :

• Blacklist : La liste noire (blacklist), est un mode de filtrage qui permet d'éliminer les fichiers dont les extensions figurent dans la liste. Les fichiers sans extension sont acceptés d'office. La casse (majuscule/minuscule) n'a pas d'importance.

• Whitelist : La liste blanche (whitelist), est un mode de filtrage qui permet d'éliminer (ou de renommer) les fichiers dont les extensions ne figurent pasdans la liste. Cette méthode est généralement considérée comme plus sûre mais plus contraignante que la blacklist. Les fichiers sans extension sont acceptés d'office. La casse (majuscule/minuscule) n'a pas d'importance.

Permissions des nouveaux répertoires : cette option définit les permissions allouées aux nouveaux répertoires et permet d'augmenter la sécurité contre les attaques de pirates envoyant des contenus dangereux sur le serveur.

Attention : la valeur par défaut est « 0777 » suite à une série de problèmes rencontrés par des utilisateurs avec des permissions plus restrictive. Cette valeur garantit une plus grande portabilité, mais dans certains cas (hébergements bon marché), une valeur aussi permissive n'est pas autorisée. Le problème se manifeste sous la forme d'une erreur sur la page de cours juste après sa création. Essayez de faire varier cette valeur entre 0777, 0775, 0755 et 0750.

Permettre l'enregistrement d'utilisateurs par les coaches : autorise les coaches à ajouter des utilisateurs dans le portail et à les inscrire dans une session.

Donner des droits étendus au coach : par défaut, cette option n'est pas autorisée. Elle donne aux coaches les mêmes droits qu'à l'enseignant sur les outils de production.

Étendre les droits des coaches sur les enquêtes : par défaut autorisée, cette option donne aux coaches le droit de créer et de modifier les enquêtes.

Autoriser l'inscription d'utilisateurs aux cours par l'administrateur du cours : cette option autorise l'administrateur du cours à inscrire des utilisateurs au sein de son cours. Cette option est généralement désactivée sur les portails pour lesquels une équipe d'administrateurs ou un système tiers se charge des inscriptions des étudiants manuellement ou automatiquement.

Améliorations des performances

Depuis la version 1.8.8.4, vous disposez aussi d'un fichier documentation/optimization.html

Cahier de notes

Les paramètres du cahier de notes de la page d'administration sont des paramètres globaux, redéfinissables (dans la plupart des cas) au niveau du cours.

Coloration des notes : active la coloration des notes. Il est également nécessaire de définir quelles notes seront affichées en rouge, par exemple.

Affichage paramétrable des scores : active le paramétrage des scores. Il est nécessaire de sélectionner quels scores seront donnés pour quels points obtenus.

Limite de couleur des notes : c'est le pourcentage limite sous lequel les notes seront colorées en rouge. Par défaut, à 50.

Affichage de la limite supérieure : permet d'activer l'affichage de la limite supérieure des notes.

Nombre de décimales : permet de configurer le nombre de décimales autorisées dans les scores, par défaut « 0 ».

LDAP

Pour plus d'information, consulter un guide spécifiques à LDAP. Notez qu'un serveur ActiveDirectory peut être utilisé comme serveur LDAP, moyennant son activation du mode de compatibilité LDAP.

Fuseaux horaires

• d'héberger des portails pour des clients répartis sur plusieurs fuseaux horaires sur un seul serveur

• d'afficher les délais de remise de devoirs ou l'agenda précis d'évènements tels qu'une réunion par vidéoconférence, selon le fuseau horaire dans lequel se trouve chaque utilisateur

Fuseau horaire : permet de définir le fuseau horaire utilisé par défaut sur le système.

Suivi

Recherche

N'hésitez par à faire appel aux fournisseurs officiels de Chamilo pour un hébergement spécialisé ou des services d’accompagnement.

Feuilles de style

Illustration : Administration - Configuration des feuilles de style

Depuis la version 1.8.7, il vous est possible de créer vos propres feuilles de style et de les envoyer sur le serveur. Pour cela, récupérez une copie de l'un des styles existants dans chamilo/app/Resources/public/css/themes (ou, dans les versions antérieures à la 1.10, dans chamilo/main/css/) et changez le nom du répertoire récupéré (sur votre ordinateur, pas sur le serveur). Modifiez le style à votre goût. Une fois satisfait, envoyez le répertoire au serveur sous forme d'un fichier .zip et donnez-lui un nom propre à votre portail. Ensuite, sélectionnez le style dans la liste déroulante. S'il vous convient, cliquez sur Enregistrer les paramètres pour l'appliquer comme style par défaut sur votre portail.

Modèles

Créer, éditer et supprimer des modèles est très simple, et se rapproche fort de l'édition de documents d'un cours. N'hésitez pas à faire un essai sous forme d'un nouveau modèle (vous pourrez toujours le supprimer par la suite).

Plugins

Illustration : Administration - Installation de plugins

Le plugin appelé BigBlueButton, une fois activé, vous permet de connecter votre portail Chamilo à un serveur de vidéoconférence. Toutefois, l'installation du serveur de vidéoconférence n'est pas incluse dans Chamilo. Il vous faudra donc l'installer par vous-même ou faire appel à l’un des fournisseurs officiels.

Note : Afin d'éviter une dépendance forte par rapport aux services de nos fournisseurs, nous avons opté pour un système de vidéoconférence facile à installer (30 minutes à peine sur un serveur adapté). Un service de vidéoconférence pose toutefois un problème à un autre niveau : il s'agit d'un service coûteux à maintenir, puisqu'il demande un serveur dédié (ou presque) qui soit en ligne à tout moment, disposant d’une bonne bande passante (puisqu’il doit transférer de la vidéo en temps réel), et surveillé par du personnel compétent. C'est la raison de sa non-inclusion au sein Chamilo et de la possibilité mise en avant de faire appel à un fournisseur officiel.

Notez qu'un connecteur vers OpenMeetings est également disponible au besoin.

LDAP

CAS

Shibboleth

Facebook

Crons

Langues

Cet outil permet de définir quelles langues seront visibles par les utilisateurs lors de leur inscription sur la plateforme.

Illustration : Administration - Gestion des langues

Au travers de l'activation des sous-langages, cet outil permet également de redéfinir certains termes de l'interface du portail. Pour cela, activez l'option dans la page de configuration des langues (voir 4.1.1.4 Langue ).

Illustration : Option de sous-langages dans les paramètres de configuration

Ensuite, ouvrez la page de configuration des langues. Vous y trouverez une icône supplémentaire, qui permet d'ajouter un « sous-langage » à n'importe quel langage existant.

Illustration : Liste des langages avec option de sous-langages

La définition d'un sous-langage est assez simple : il vous suffit d'indiquer le nom du sous-langage, son code ISO et son nom anglais (le nom du répertoire).

Disons que vous voulez redéfinir certains termes de l'interface de Chamilo parce que vous utilisez un jargon professionel (ex. : médical, technique) ou local (ex. : en école primaire), et que les termes français proposés par défaut ne vous conviennent pas. Par exemple, vous trouvez que le terme « Cours » ne convient pas, et qu'il doit se nommer « Formation ».

Attention : il est toujours plus facile de définir un sous-langage préalablement à la création de cours utilisant un langage imprécis.

Voici comment procéder…

Création du sous-langage

Compléter le formulaire en indiquant un nom commun pour le langage ainsi qu'un nom sans espaces, ni ponctuation, ni accents pour le « nom anglais » et un code ISO de deux lettres qui doit correspondre au langage de base que vous déclinez ici (fr dans ce cas-ci).

Cochez Visibilité et cliquez sur Créer sous-langage. Le message de confirmation vous propose de retourner à la liste des langages actifs. Cliquez sur la barre de navigation horizontale pour retourner sur la liste de langues.

Illustration : Message de confirmation de création d'un sous-langage

La page de listing affiche une ligne un peu différente. Cliquez sur l'icône de double flèche pour définir vos propres termes.

Illustration : Administration - Liste des langages, avec sous-langage

Définir ses propres termes linguistiques

La nouvelle page est une page de recherche. Si vous voulez modifier les termes « Cours » en « Formation », lancez d'abord une recherche sur « Cours ».

Illustration : Administration - Redéfinition des termes d'un sous-langage

Une fois la recherche effectuée, redéfinissez chacun des termes apparaissant dans la colonne Nom d'origine en le réécrivant (modifié) dans la colonne Sous-langage. Une fois satisfait, cliquez sur Enregistrer. Veillez à sauvegarder chacun des nouveaux termes progressivement. Notez que pour le terme « Cours », on retrouve 814 occurrences, ce qui peut prendre un certain temps à corriger...

Assigner le nouveau sous-langage

Finalement, vous avez défini entièrement votre sous-langage, il ne vous reste plus qu'à l'assigner par défaut à tous les nouveaux utilisateurs et nouveaux cours. Pour cela, retournez dans la liste des langues, et désactivez toutes les autres langues.

Illustration : Administration - Sous-langages - Visibilité et usage par défaut

Pour votre sous-langage, cliquez sur la troisième icône pour en faire la langue par défaut de la plateforme. Ça y est, votre plateforme est personnalisée selon votre secteur, votre industrie ou votre institution !

Attention : Dans certains cas, la désactivation d'une langue ou d'un sous-langage (ou l'activation par défaut d'une autre langue ou d'un autre sous-langage) peut générer l'apparition d'un message en haut de la liste des langues, qui demande confirmation pour la désactivation. Veillez, dans ces cas-là, à bien réviser le dessus de la liste pour vous assurer que ce message ne bloque pas l'activation.

Note : Cette fonctionnalité avancée répond à une double demande de la part de nos utilisateurs et des clients de nos fournisseurs officiels :

• permettre l'édition, à partir de l'interface Web, des termes de l'interface

• permettre la réutilisation de ces termes, sans perte, après une mise à jour, et sans affecter les paquets de langues par défaut

Plugins

L'entrée « Plugins » du bloc d'administration de la plateforme est simplement un raccourci vers la section correspondante de la première entrée, mentionnée plus haut.

Régions

Les régions sont les zones de l'écran dans lesquelles peuvent apparaître les sorties visuelles des plugins. Jusqu’à la version 1.11 incluse, cette fonctionnalité est relativement inutile, mais certains plugins (comme celui de tour guidé) exigent l'assignation d'une région spécifique pour fonctionner.

Annonces du système

Permet d'ajouter une annonce globale sur la page principale de la plateforme (et au-dessus de la liste de cours).

Illustration : Formulaire de création d'annonce du système

Il est possible de choisir la visibilité/invisibilité de l'annonce (par date de début et date de fin), les rôles auxquels cette annonce est dirigée, ainsi que d'envoyer l'annonce par courriel.

Cet outil est particulièrement pratique pour envoyer une annonce de maintenance ou de mise à jour du portail ou un changement de conditions d'utilisation.

La version 1.10 a ajouté une série de paramètres de configuration à cette fonctionnalité :

• Envoyer courriel permet à l'administrateur de décider si l'annonce s'enverra par courriel ou pas. Attention, pour les portails de dizaines de milliers d'utilisateurs, cette annonce pourrait prendre plusieurs heures (voir plusieurs jours) à s'envoyer, en particulier lorsque le portail Chamilo est connecté à un serveur de courriels SMTP Office365, particulièrement lent pour ce genre d'actions massives. Les courriels peuvent également être envoyés après la création de l'annonce, en éditant celle-ci et en marquant cette option avant de sauvegarder.

• Ajouter au calendrier permet de rajouter l'annonce comme un événement global (voir section suivante) qui apparaîtra dans le calendrier de tous les utilisateurs de la plateforme

• M'envoyer un courriel à des fins de test est une option permettant d'envoyer une simulation du courriel final uniquement à l'administrateur qui est occupé à préparer l'annonce.

Notez que, dans le cas de la préparation d'une annonce pour une date ultérieure, sélectionner l'option d'envoi de courriel en enverra bien immédiatement. Celui-ci n'attendra pas la date de début pour s'envoyer.

Agenda global

L'agenda global permet d'ajouter des événements visibles depuis l'agenda de tous les utilisateurs de la plateforme.

Illustration : Administration - Agenda global

La fonctionnalité est en tous points similaire à celle que l'on retrouve dans l'espace de cours, mais l'ajout d'un événement y a une portée globale puisque tous les utilisateurs en seront conscients grâce au positionnement dans leur calendrier.

Configurer la page d'accueil

Dans cette configuration, il est possible de modifier plusieurs informations :

• éditer la page d'accueil,

• éditer les catégories (de cours),

• insérer des liens et éditer l'avis

Illustration : Administration - Configurer la page d'accueil

Notez que cette fonctionnalité est propre à la langue choisie. Si vous définissez une page d'accueil en français, celle-ci ne sera visible que si le français a été sélectionné. Cela vous permet de configurer des messages d'accueil différents selon vos utilisateurs.

Quelques options supplémentaires sont disponibles depuis la version 1.9 :

• la possibilité de créer des liens qui apparaissent sous forme d'onglets du menu principal

• la possibilité de demander la création de la même page d'accueil pour toute une série de langues disponibles

Configuration de la page d'inscription

Cette fonctionnalité permet d'ajouter un avis multimédia en haut de page d'inscription. Par exemple, vous pouvez enregistrer une vidéo expliquant comment s'enregistrer et quelles sont les conditions d'utilisation du portail, et la placer dans cette section d'introduction.

Les champs du formulaire d'inscription sont configurables dans la section Utilisateurs des paramètres de configuration de la plateforme.

Statistiques

Cet outil permet de générer des graphiques statistiques pour quatre catégories de données:

• cours,

• utilisateurs,

• système,

• social.

Illustration : Administration - Statistiques globales

Bien que les données statistiques affichées par défaut par Chamilo soient assez sommaires, elles permettent d'obtenir une bonne idée générale de l'utilisation de la plateforme ainsi que des possibilités de cette fonctionnalité, et sont aisément extensibles à toutes les données présentes dans la plateforme. Si nécessaire, n’hésitez pas à faire appel à l’un des fournisseurs officiels pour vous assister à l’extension de ces statistiques à vos besoins particuliers.

Les Activités importantes regroupent les actions d’administration du portail : création et suppression de cours, d'utilisateurs et de sessions, édition de paramètres de configuration et quelques autres activités importantes.