La herramienta Compartir documentos (o dropbox) provee un lugar en donde los usuarios pueden dejar archivos para el uno el otro, para que estén descargados cuando sea conveniente, evitando pesadas descargas por correo electrónico. Los archivos pueden ser “soltados” ahí por el profesor para que los recuperen los alumnos, por alumnos para otros alumnos (si permitido por el administrador), o por alumnos para el profesor (aunque en este caso probablemente sea más conveniente usar la herramienta de Tareas).

Mientras el concepto básico de esta herramienta es similar a la de herramientas populares como Dropbox o Google Drive, ante-fecha considerablemente estas herramientas modernas y no funciona de una manera muy parecida. Por ejemplo, cuando unos usuarios trabajan juntos sobre un archivo, en lugar de abrir el archivo “compartido” para verlo y editarlo directamente, los usuarios simplemente descargan el archivo compartido, trabajan sobre este, y vuelven a subirlo a la herramienta (con sus cambios). Por defecto, los archivos modificados no sobre-escribirán la versión original aun si el nombre de archivo es el mismo, lo cual hace más fácil la gestión de “versiones” de un documento, diferenciadas por fecha/hora de subida.

Todos los usuarios tienen la posibilidad de comentar dentro de la ventana de esta herramienta sobre cualquier archivo que les fue compartido, nuevamente como una herramienta útil para cualquier trabajo colaborativo serio. Por ejemplo, permite a un profesor hacer una nota simple sobre cada contribución de estudiante.

Ilustración 158: Compartir documentos – archivos enviados

Además de los iconos clásicos, la herramienta de Compartir documentos ofrece una serie de otras herramientas de gestión:

Nota : Cuando un alumno borra un archivo enviado en el sistema, este archivo todavía estará disponible para el profesor

• Dar clic en el icono Compartir nuevo archivo

• Dar clic en Seleccionar archivo y seleccionar el archivo en tu computadora

• Decidir si sobre-escribir otros archivos con el mismo nombre

• En la lista Enviar a, seleccionar las personas (o grupos) con quienes desea compartirlo (puedes hacer una selección múltiple manteniendo la tecla CTRL mientras das clic en los nombres)

• Dar clic en el botón Enviar documento

Ilustración 159: Compartir documentos – Enviar un archivo

Los archivos aparecerán bajo la pestaña de “Archivos enviados” si han sido subidos por el usuario, y bajo la pestaña “Archivos recibidos” si el archivo fue subido por alguien más. Todos los archivos pueden ser accesibles para el destinatario así como para el que compartió el archivo.

El profesor puede añadir carpetas para categorizar sus archivos más claramente. Las carpetas compartidas son invisibles para los alumnos y están ahí solamente para propósitos de organización personal.

Para crear una nueva carpeta, dar clic en el icono Añadir nueva carpeta, ingresar un nombre y dar clic en el botón Crear categoría.

• Dar clic en el icono de Comentario al costado del nombre del archivo

• leer los comentarios existentes

• añadir un comentario en la zona de texto disponible

• dar clic en el botón “Guardar comentario”

Ilustración 160: Compartir documentos - Comentarios